Phần mềm quản lý nhà nghỉ Ezibee Silver khả năng chống thất thoát tối đa với việc tích hợp công nghệ tiên tiến Cloud và IoT. Giải của Ezibee pháp phù hợp nhất cho quản lý nhà nghỉ hoạt động độc lập hay theo chuỗi, cho phép quản lý từ xa qua điện thoại di động và máy tính tại quầy.
Với đặc thù khối nhà nghỉ tỷ lệ khách chủ yếu là lưu trú ngắn, theo số tiếng nghỉ. Chính vì vậy các giao dịch và thanh toán diễn ra liên tục, có phòng lượt khách tới 5-7 lần trong ngày, điều này làm công việc giám sát và quản lý sẽ khó khăn hơn.
Vậy để quản lý tốt, giám sát chặt chẽ việc kinh doanh nhà nghỉ các nhà phát triển phần mềm phải dùng công nghệ gì để tự động giám sát giúp cho chủ đầu tư? Sau đây chúng tôi giới thiệu một giải pháp hoàn toàn mới cho các bạn:
Giải pháp hoàn thiện cho lĩnh vực kinh doanh nhà nghỉ
Các vấn đề thường gặp trong quá trình vận hành kinh doanh nhà nghỉ
-
Quá nhiều khung giá phức tạp như giá nghỉ giờ ban ngày, giá nghỉ giờ buổi đêm, giá nghỉ nhanh đêm, giá nghỉ qua đêm...
Phương pháp thủ công dẫn tới nhân viên hay bị nhầm lẫn, hoặc thậm trí nhân viên có thể gian lận cố tình khai báo sai khung giờ. - Nhân viên không khai báo khách vào nhật ký, trong khi đó chủ đầu tư khó có thể giám sát được vấn đề này bằng công việc thủ công
- Thời gian lưu trú của khách hàng thường không cố định, có thể chỉ thuê 1,2 tiếng có thể dài hơn. Tuy nhiên nhân viên có thể khai báo gian lận về số giờ lưu trú của khách.
- Cũng như khối khách sạn, resort cơ sở kinh doanh nhà nghỉ cũng có các hạng phòng khác nhau và tất nhiên là giá cũng khác nhau tùy theo mức độ đầu tư vào hạng phòng đó. Đây cũng là vấn đề dễ mất doanh thu nếu nhân viên cho khách nghỉ hạng phòng cao cấp nhưng chỉ khai báo lưu trú ở hạng phòng thấp hơn.
- Chủ đầu tư không có công cụ đưa ra các báo cáo phân tích để biết tình hình kinh doanh của mình qua các kỳ kinh doanh.
- Vấn đề lãng phí tiền điện, thông thường khi khách trả phòng, cửa phòng vẫn mở trong khi đó điều hòa, tivi đang bật. Nhân viên nếu không lên kiểm tra phòng kịp thời thì điện năng thất thoát là rất lớn.
Trên đây là một số vấn đề thường hay xảy ra trong quá trình vận hành, quản lý nhà nghỉ. Vậy có cách nào để hiệu quả trong việc quản lý của mình?
Ứng dụng tự động hóa bằng phần mềm quản lý nhà nghỉ
Giải pháp ứng dụng phần mềm quản lý chuyên dụng cho nhà nghỉ là phần mềm có khả năng tự động hóa việc tính tiền khách lưu trú, báo cáo doanh thu hàng ngày, danh sách khách lưu trú, đồng thời có khả năng đưa ra báo cáo phân tích giúp tối ưu hóa việc thiết đặt giá phòng hợp lý nhất. Đặc biệt nhất là có khả năng thiết đặt giá linh hoạt theo mọi chế độ của chủ đầu tư đặt ra khi đó việc tính tiền phòng mới tự động hóa 100% mà không cần nhân viên phải thao tác hay lựa chọn gì về các khung giá này, như vậy mới tránh thất thoát gian lận về khung giá phòng.
Phần mềm phải có tính năng cho phép chủ đầu tư giám sát được từ xa qua điện thoại di động. Tuy nhiên do đường truyền internet thường yếu, hay chập chờn trong khi đó kỹ thuật sửa chữa thường phải mất 2-3 tiếng mới khách phục được. Bởi vậy hệ thống phần mềm phải đáp ứng được chế độ chạy ngay cả khi không có internet(offline), sau khi có lại internet dữ liệu đã lưu trong quá trình sử dụng offline đồng bộ được lên máy chủ để không làm gián đoạn công việc quản lý.
Hiện tại trên thị trường chúng tôi khảo sát có rất nhiều loại phần mềm, tuy nhiên để đáp ứng tốt được chủ đầu tư cần tìm hiểu kỹ các vấn đề mà chúng tôi nên ra ở trên.
Sử dụng camera an ninh giám sát
Giải pháp tiếp theo có thể kết hợp sử dụng phần mềm với việc giám sát carmera an ninh. Thông thường khi nhân viên bàn giao doanh thu trong ngày, chủ đầu tư sẽ xem lại camera để đối chiếu lượng khách vào khách sạn với phiếu ghi chép của nhân viên.
Tuy nhiên đây là vẫn là giám sát thủ công, do khách ra vào liên tục trong 24 tiếng/ ngày nên khối lượng và thời gian cần giám sát là quá lớn, dẫn tới thiếu sót và không thể chính xác 100%
Sử dụng khóa thẻ từ kết hợp phần mềm quản lý
Một phương pháp tiếp theo có khả năng tối ưu hơn là dùng hệ thống khóa thẻ từ tích hợp với phần mềm quản lý để giám sát việc bán phòng cho khách. Phương pháp này giúp tối ưu hơn về việc nhân viên không khai báo trên hệ thống mà vẫn cho khách vào phòng. Khi kết hợp với khóa thẻ từ, buộc nhân viên check in trên phần mềm, khi đó phòng mới được cấp phép mở cửa.
Tuy nhiên giải pháp này vẫn không chống thất thoát được một cách tuyệt đối.
- Do chỉ giám sát được khi cửa phòng đóng, thông thường khi phòng trống nhân viên thường mở cửa để có thể cho khách vào được mà không cần khai báo trên phần mềm
- Khách vẫn đang trong phòng nhưng lễ tân có thể làm thủ tục check out trước để gian lận thời gian lưu trú của khách
- Sử dụng thẻ của buồng phòng hay thẻ master để nhận khách mà không qua phần mềm
- Sử dụng chìa cơ dự phòng để mở cửa, các chìa dự phòng được dùng trong trường hợp hệ thống khóa thẻ từ gặp sự cố. Do tính chất công việc kinh doanh phải liên tục nên chìa dự phòng vẫn phải để cho nhân viên sử dụng
Tích hợp điều khiển nguồn điện phòng qua phần mềm quản lý là giải pháp tối ưu nhất
Sau quá trình phân tích và tìm hiểu, chúng tôi đã biết tới một giải pháp thông minh, chống thất thoát hiệu quả nhất đó là sử dụng phần mềm nhà nghỉ tích hợp trực tiếp tới nguồn điện trong phòng để điều khiển theo thời gian thực. Vậy giải pháp này làm sao có thể chống thất thoát tuyệt đối, và cần đầu tư những gì?
Sơ đồ tầng N:
Tổng quan hệ thống:
